Hiểu rõ các quy định ký nháy giúp cá nhân và doanh nghiệp đảm bảo minh bạch, tránh rủi ro trong việc xác nhận tính pháp lý của văn bản. Bài viết này sẽ cùng bạn khám phá chi tiết về ký nháy là gì, quy định pháp luật và giải pháp ký nháy điện tử từ VNPT.
1. Theo quy định ký nháy được định nghĩa là gì?
Theo quy định ký nháy là một hình thức ký tắt, thường được thực hiện bởi các bên liên quan trên từng trang hoặc vị trí quan trọng của một văn bản để xác nhận nội dung đã được đọc, hiểu và đồng ý. Đây là thao tác ký ngắn gọn, chủ yếu gồm chữ ký hoặc chữ cái đầu, không thay thế cho chữ ký chính thức nhưng có vai trò hỗ trợ trong việc kiểm soát và xác nhận các tài liệu.
2. Những quy định ký nháy theo pháp luật hiện nay
Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, ký nháy được quy định rõ ràng nhằm đảm bảo tính pháp lý và trách nhiệm của người ký đối với nội dung văn bản. Dưới đây là những quy định ký nháy theo pháp luật hiện hành.
2.1. Quy định ký nháy trên văn bản giấy và văn bản điện tử
Đối với văn bản giấy, quy định ký nháy là chữ ký tắt của người có thẩm quyền, được đặt tại các vị trí quan trọng trên tài liệu. Chữ ký này không thay thế chữ ký chính thức nhưng thể hiện sự đồng ý với nội dung từng phần hoặc từng trang.
Đối với văn bản điện tử, quy định ký nháy phải được thực hiện thông qua chữ ký số của người có thẩm quyền, đảm bảo tính bảo mật và minh bạch, phù hợp với yêu cầu của tài liệu số hóa.
2.2. Các trường hợp ghi quyền hạn của người ký
Ký nháy không chỉ xác nhận nội dung mà còn thể hiện quyền hạn của người thực hiện. Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định cụ thể như sau:
- Ký thay mặt tập thể: Ghi chữ viết tắt “TM.” trước tên tập thể lãnh đạo hoặc cơ quan, tổ chức.
- Ký thay cấp trưởng: Ghi chữ viết tắt “KT.” trước chức danh người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
- Ký thừa lệnh: Ghi chữ viết tắt “TL.” trước chức danh người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
- Ký thừa ủy quyền: Ghi chữ viết tắt “TUQ.” trước chức danh của người được ủy quyền.
2.3. Vị trí và giá trị pháp lý của ký nháy
Ký nháy thường xuất hiện tại lề trái hoặc cuối trang của văn bản, xác nhận tính chính xác của nội dung từng phần. Giá trị pháp lý của ký nháy chỉ được công nhận khi nó đi kèm với chữ ký chính thức, đảm bảo toàn bộ tài liệu đã được kiểm duyệt đầy đủ.
2.4. Lưu ý khi thực hiện ký nháy
Người ký nháy cần kiểm tra kỹ nội dung để đảm bảo tính chính xác và tránh sai sót. Trong trường hợp văn bản bị sửa đổi hoặc bổ sung, ký nháy phải được thực hiện lại tại các phần thay đổi.
3. Dịch vụ chữ ký số an toàn, bảo mật từ VNPT
Để đảm bảo tính xác thực và bảo mật dữ liệu, hiện nay rất nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn VNPT SmartCA để thực hiện ký nháy. VNPT SmartCA là sản phẩm đầu tiên tại Việt Nam được cấp phép hoạt động theo mô hình ký số từ xa, đáp ứng tiêu chuẩn bảo mật eIDAS của Châu Âu và các quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông.
Những tính năng nổi bật của VNPT SmartCA:
- An toàn và bảo mật tuyệt đối: VNPT SmartCA làm chủ công nghệ lõi, đảm bảo dữ liệu người dùng được kiểm soát chặt chẽ, tránh rủi ro rò rỉ thông tin. Sản phẩm tích hợp công nghệ eKYC giúp xác thực danh tính nhanh chóng, chính xác.
- Linh hoạt và thuận tiện: Người dùng có thể ký số trên nhiều thiết bị (Smartphone, Tablet) và quản lý nhiều chứng thư số trên cùng một ứng dụng duy nhất.
- Đáp ứng đa dạng nhu cầu: VNPT SmartCA hỗ trợ ký số không giới hạn trên các cổng dịch vụ công, tài liệu điện tử hoặc giao dịch doanh nghiệp.
Người dân có thể dễ dàng khởi tạo chữ ký số trực tuyến tại smartca.vnpt.vn. Sau khi đăng ký, việc kích hoạt chữ ký số được hoàn thành qua ứng dụng VNPT SmartCA với hai bước: Chụp giấy tờ tùy thân (CMND/CCCD/Hộ chiếu) và xác minh ảnh chân dung.
Hiện nay, dịch vụ chữ ký số VNPT SmartCA đang được nhiều đơn vị áp dụng, đặc biệt là trong công cuộc chuyển đổi số cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Quá trình chuyển đổi số cho doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh, cung cấp dịch vụ với sự hỗ trợ của chữ ký số SmartCA cũng đã khắc phục được nhiều khó khăn và đạt được hiệu quả cao.
Ký nháy là thao tác không thể thiếu trong việc hoàn thiện các văn bản quan trọng, đặc biệt trong môi trường kinh doanh và hành chính. Tuân thủ đúng quy định ký nháy là yếu tố quan trọng để đảm bảo tính pháp lý và uy tín của văn bản. Nếu bạn cần hỗ trợ hoặc có bất kỳ thắc mắc nào khác về các dịch vụ từ VNPT, liên hệ tổng đài 1800 1091/1800 1166 để được giải đáp nhanh chóng.
